Tres simples pasos para ayudar a un equipo sobrecargado

Esta mañana lei un post que me pareció super interesante por la simplesa en su redacción y por sobre todas las cosas por la realidad del tema expresado, una realidad que viven muchos equipos de trabajo y empresas que por no detenerse unos minutos a repensar la forma en que están desarrollando sus actividades, ponen en riesgo la calidad de sus productos.

Les dejo la traducción del mismo, cuyo autor Augusto Evangelisti, muy amablemente permitió traducir y compartir:

Era una mañana húmeda y oscura en Dublín cuando me senté con el equipo X por primera vez.
Me habían dicho: “Gus, estos chicos están luchando, y realmente necesitan de tu ayuda. Ellos siempre llegan tarde, y todo el mundo se queja de la calidad de su trabajo, que es malo, muy malo “.
Me esperaba un equipo de desarrolladores desmotivados, técnicamente pobres, con sus miembros jugando juegos de video o mirando youtube en vez de hacer su trabajo, pero estaba equivocado.
Ningún desarrollador se estaba tocando el ombligo o simulando trabajar, por el contrario, vi personas con cara de preocupación arrastrando los pies, algunos escuchando a los clientes enojados, algunos metidos de cabeza con el código, otros haciendo pruebas y silenciosamente maldiciendo.
Para un recién llegado, parecían muy ocupados haciendo su trabajo.no-thanks-were-too-busy
Percibí el primer indicio de problemas más adelante en el día. Fui a hablar con algunos, sólo a presentarme y decirles que iba a trabajar con ellos para tratar de hacer sus vidas más fácil. Todos y cada uno de ellos estaban demasiado ocupados para hablar. Todos tenían algo urgente, algún problema de producción, sintiendo a un cliente esperando detrás de la espalda, o con un comunicado que tenían que terminar a las 5 pm. Lo siento, lo siento Gus, realmente no puedo ahora, tengo este bla, bla, bla …
Los dejé solos con sus cosas por el día. Al día siguiente, seguí observando sin decir una palabra. La cantidad de presión que vi aplicada a estos pobres niños era aterradora. En el mismo día vi a 8 personas diferentes dirigiéndose al mismo desarrollador exigiendo que termine algo que estaba destinado a haberse terminado ya. Los solicitantes eran personas diferentes y todas pedían 8 cosas distintas, todos ellos muy enojados.
En días posteriores, mis observaciones destacaron aún más esta situación. La gente empujaba más allá de los límites para poder terminar las cosas de forma rápida, tratando de aliviar parte de la presión, y para ello omiten pasos que introducen nuevos problemas, nuevos errores en que trabajar, etc. .
Seguí observando y haciendo preguntas aquí y allá, pero la gente me veía como alguien que no les podría ayudar con el código, por lo tanto sería inútil. Tenía que hacer algo diferente.
Al 4º día por la mañana, después del descanso, les pedí dejar de hacer lo que estaban haciendo y venir a tener una charla conmigo.
Aunque no me crean, era casi imposible sacarlos de sus asientos.
“No-gracias-estamos muy ocupados”. Sentían que no podían abandonar el barco que se hunde, que necesitaban seguir tratando de vaciar el agua con sus manos. ¿Acaso yo tenía una potente bomba de desagüe que podría salvar el barco con facilidad? No, no tienen tiempo para aprender a usarlo, necesitaban seguir apaleando con sus manos desnudas.
Finalmente los junté en una habitación. Tuvimos una retrospectiva. Disfracé el “retro” para que parezca ser otra cosa, porque había oído, de uno de los desarrolladores: “ya no hacemos retrospectivas, cuál es el punto si no tenemos el tiempo para cambiar nada?”
Esa es una pregunta muy válida. Muy!
El equipo estaba obviamente sobrecargado y no tenía la madurez y la capacidad de negociación necesaria para expresarlo a los clientes y a los stakeholders. Reaccionaban a la sobrecarga con lo que yo llamo el “enfoque del pollo sin cabeza”. Funciona así: “Sólo haz todo lo que puedan, olvídense de la calidad, de los procesos, los productos, clientes, simplemente corran por sus vidas, e incluso si el producto de su trabajo es terrible, la gente no será capaz de culparlos, ya que trabajan a destajo todos los días “.
Vamos, que cunda el pánico y corran como pollos sin cabeza.
Creen que esto es poco común? Bien, pensémoslo nuevamente.
El primer paso que dimos fue visualizar todos los trabajos en curso. Los chicos estaban utilizando Jira sin un tablero físico y no se daban cuenta de la cantidad de trabajo que realmente estaban adquiriendo. El tablero era aterrador, pero digo, muy aterrador.
Otra cosa que hicimos, a medida que el trabajo provenía de muchos productos diferentes, fue separarlos en diferentes clases de servicio.
Al hacer esto inmediatamente vimos que un producto tenía la mayor parte de las entradas, ¿por qué? No sabemos todavía, pero al menos somos conscientes de ello ahora.
Después de este paso muy simple, los miembros del equipo comenzaron a tener conversaciones que estaban más allá de la necesidad de terminar MyNewFeature (Mi Nuevo Requerimiento), y empezaron a ver cuáles eran las prioridades actuales y a hablar del por qué se encontraban en esa mala situación.
Entonces empezaron a hablar de posibles experimentos para solucionarlo.
Ellos estaban mejorando el sistema.
Miré fuera de la ventana, y el sol había salido.
¿Cuáles fueron los 3 pasos que hicimos, que permitieron el cambio de comportamiento?
  1. Reconocer que estábamos en una situación insostenible que necesitaba cambiar.
  2. Acordar que el equipo tenía la responsabilidad y la autoridad para mejorarlo con mi apoyo y con acuerdos de mejora de la gestión.
  3. Visualizar el trabajo que ya se estaba haciendo.
Sólo este pequeño cambio transformó a un grupo de personas inteligentes, que actuaban como pollos sin cabeza, en personas que estaban tratando de mejorar un sistema complejo. Nada mal para una semana de trabajo, yo diría!
Como verán, esta historia es un tema recurrente en muchas empresas. Yo lo he vivido en más de una oportunidad en diferentes empresas y la propuesta de solución es muy sencilla y fácilmente aplicable. Tenemos que parar de correr como pollos sin cabeza.
Espero haber sido lo más fiel posible al texto originalcon la traducción de la publicación de Augusto y espero que les haya gustado el post. No duden en dejar sus comentarios y compartir sus ideas con nosotros.
Hasta siempre.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *